Software, die Ihnen gehört.
Die meisten Betriebe mieten ihre Software. Sie zahlen pro Nutzer, pro Monat, pro Modul — und wenn der Anbieter die Preise erhöht, das Produkt einstellt oder den Export erschwert, haben sie wenig entgegenzusetzen. Es gibt einen anderen Weg, und er ist durch KI zum ersten Mal auch für kleinere Unternehmen realistisch geworden.
Gemietet ist nicht dasselbe wie verfügbar.
Solange alles läuft, merkt man den Unterschied nicht. Er zeigt sich erst, wenn etwas anders werden soll.
Woran Betriebe hängenbleiben
- Lizenzkosten, die mit der Mitarbeiterzahl wachsen, auch wenn der Nutzen es nicht tut
- Anpassungen nur, soweit der Hersteller sie vorgesehen hat — und zu seinem Stundensatz
- Daten in einem Format, das der Anbieter bestimmt
- Ein Systemwechsel, der scheitert, weil niemand mehr weiß, was alles am Altsystem hängt
- Ein Hersteller, der die Produktlinie einstellt und einen Umstieg erzwingt
Was freie Software anders macht
- Der Quellcode liegt vor. Sie können ihn lesen, ändern, weitergeben
- Keine Lizenzgebühr pro Kopf — Kosten entstehen für Arbeit, nicht für Erlaubnis
- Die Daten liegen in einer Datenbank, die Sie selbst abfragen können
- Der Dienstleister ist austauschbar, weil das System nicht ihm gehört
- Wird das Projekt eingestellt, bleibt Ihre Kopie trotzdem lauffähig
Der ehrliche Haken: Freie Software ist nicht kostenlos, sie ist nur nicht lizenzpflichtig. Einrichtung, Anpassung, Datenübernahme, Schulung und Betrieb kosten Arbeitszeit — Ihre oder meine. Was Sie sparen, sind die laufenden Lizenzgebühren und die Abhängigkeit. Was Sie investieren, ist ein Projekt am Anfang. Ob sich das rechnet, hängt von Ihrer Größe, Ihrer Nutzerzahl und Ihrer Bereitschaft ab, ein System selbst zu betreuen. Genau das rechnen wir in der Beratung durch — auch dann, wenn das Ergebnis lautet: bleiben Sie beim jetzigen Anbieter.
KI hat die Rechnung verschoben.
Der Grund, warum Mittelständler bisher nicht selbst entwickelt haben, war nie die Lizenz. Es war der Aufwand. Genau dort ist in den letzten Jahren etwas passiert.
Anpassen statt anschaffen
Ein quelloffenes System deckt vielleicht 80 Prozent Ihrer Anforderungen ab. Die fehlenden 20 Prozent waren früher ein Entwicklungsprojekt. Heute sind sie oft eine überschaubare Anpassung.
Altsysteme werden lesbar
Die größte Hürde bei einer Ablösung ist selten die neue Software, sondern das Verständnis der alten. Gewachsene Datenbanken, undokumentierte Schnittstellen, Makros, die seit zwölf Jahren laufen — das lässt sich heute systematisch aufarbeiten.
Datenübernahme
Stammdaten, Belege, Historie von einem Format ins andere zu bringen, war klassische Fleißarbeit mit hoher Fehlerquote. Der Abgleich lässt sich heute weitgehend automatisieren und prüfen.
Dokumentation, die es sonst nie gäbe
Was gebaut wurde und warum, sauber aufgeschrieben — der Teil, der in Projekten zuerst wegfällt. Wenn er billig wird, fällt er nicht mehr weg. Und genau er entscheidet, ob Sie später unabhängig sind.
Wie eine ERP-Ablösung geprüft wird.
Ein typischer Beratungsfall, Schritt für Schritt. Beispielhafte Darstellung — kein konkreter Kunde, sondern das Muster, nach dem ich vorgehe.
Ein Handelsbetrieb, 40 Mitarbeiter, ERP von 2011
Wartungsvertrag läuft, Updates gibt es kaum noch. Drei Excel-Dateien gleichen aus, was das System nicht kann. Der Anbieter empfiehlt den Umstieg auf sein Nachfolgeprodukt — Cloud, Abo, Migration zum Festpreis.
Was hängt eigentlich dran?
Aufnahme aller Prozesse, die das System berührt: Bestellung, Lager, Rechnung, Lohn, die Schnittstelle zur Buchhaltung, die drei Excel-Dateien und der Mitarbeiter, der sie pflegt. Meistens ist das Ergebnis für die Geschäftsführung die erste vollständige Übersicht seit Jahren.
Drei Wege, nicht einer
Beim Anbieter bleiben und dessen Nachfolgeprodukt nehmen. Zu einem anderen Anbieter wechseln. Oder ein quelloffenes System aufsetzen und anpassen. Jeder Weg mit Aufwand, Folgekosten über fünf Jahre, Risiken und der Frage, wer ihn im Zweifel betreuen kann.
Die unbequemen Fragen
Wer im Betrieb kann ein eigenes System mittragen? Was passiert, wenn diese Person geht? Ist die Firma bereit, Verantwortung für Software zu übernehmen, oder will sie genau das loswerden? Ein technisch überlegener Weg, den niemand tragen kann, ist der falsche.
Ein Bericht, keine Bestellung
Sie bekommen die Gegenüberstellung schriftlich, mit begründeter Empfehlung und Fahrplan. Für welchen Weg Sie sich entscheiden und wer ihn umsetzt, entscheiden Sie danach — auch gegen meine Empfehlung, auch mit einem anderen Dienstleister.
Womit ich arbeite: Im ERP-Umfeld ist ERPNext das System, das ich mir als erstes ansehe — quelloffen, vollständig, mit einer aktiven Entwicklergemeinde und ohne Lizenzkosten pro Arbeitsplatz. Dazu kommen je nach Aufgabe Paperless-ngx für Dokumente und Nextcloud für Dateien und Zusammenarbeit. Ob ERPNext zu Ihnen passt, entscheidet trotzdem erst die Analyse Ihres Betriebs — und in manchen Fällen lautet das Ergebnis, dass Sie bei Ihrem jetzigen System besser aufgehoben sind.
Was am Ende Ihnen gehört.
Alles, was für Sie gebaut wird, liegt bei Ihnen im Haus — lesbar, änderbar, weitergebbar. Auch an einen anderen Dienstleister.
In einer offenen Datenbank, aus der Sie jederzeit exportieren können, ohne um eine Schnittstelle bitten zu müssen.
Wie es aufgebaut ist, wo es läuft, was zu tun ist, wenn etwas klemmt. Der Unterschied zwischen Eigentum und Abhängigkeit ist meistens die Dokumentation.
Lohnt sich das bei Ihnen?
Das lässt sich nicht allgemein beantworten, aber ziemlich schnell für Ihren Betrieb. Im kostenlosen Vorgespräch sortieren wir, ob die Frage bei Ihnen überhaupt ansteht.