Das Gedächtnis Ihrer Firma.
Die Antwort auf die meisten Fragen im Betrieb existiert bereits — in einem Angebot von 2019, im Protokoll der Baubesprechung, im Wartungsvertrag, in einer E-Mail, die jemand vor zwei Jahren geschrieben hat. Sie ist nur nicht auffindbar. Ein Firmengedächtnis ändert das: ein geordneter Wissensvorrat, auf dem KI arbeiten kann, ohne dass Ihre Unterlagen das Haus verlassen.
Suchen ist teurer als man denkt.
Nicht weil eine einzelne Suche lange dauert, sondern weil sie so oft vorkommt — und weil sie oft mit „frag mal den Kollegen" endet statt mit einer Antwort.
Fünf Orte für dieselbe Sache
Das Laufwerk, das Postfach, die Ablage in der Buchhaltung, ein Ordner im Regal und der Kopf des Kollegen. Keiner davon ist vollständig, und keiner weiß, was in den anderen steht.
Gescannt heißt nicht durchsuchbar
Ein eingescannter Vertrag ist für den Rechner zunächst ein Bild. Volltextsuche findet ihn nicht, und wer ihn sucht, blättert Ordner durch.
Wissen, das kündigt
Wer seit zwanzig Jahren dabei ist, weiß, warum ein Kunde eine Sonderkondition hat. Steht das nirgends, geht es mit. Das ist der teuerste Teil und der, um den sich am seltensten jemand kümmert.
Wie so ein Vorrat entsteht.
Technisch ist das kein Zauberwerk, sondern eine Kette aus vier Schritten. Der aufwendigste ist der erste — und der wird gern übersprungen, weshalb viele Projekte dieser Art scheitern.
Was soll überhaupt hinein?
Nicht alles. Ein Vorrat aus zwanzig Jahren unsortierter Dateiablage liefert unbrauchbare Antworten, weil er widersprüchliche und überholte Stände enthält. Erst wird entschieden, welche Quellen gelten, welche Fassung die gültige ist und was draußen bleibt. Das ist Kärrnerarbeit und lässt sich nicht wegautomatisieren — aber sie entscheidet über das Ergebnis.
Aus Bildern werden Texte
Gescannte Dokumente werden per Texterkennung lesbar gemacht, PDFs und Office-Dateien ausgelesen, E-Mail-Verläufe aufbereitet. Dabei entstehen auch die Angaben drumherum: von wann, von wem, zu welchem Vorgang, welcher Kunde.
Suche nach Bedeutung, nicht nach Wortlaut
Die Texte werden so abgelegt, dass auch gefunden wird, was anders formuliert ist: Wer nach „Kündigungsfrist Wartung" sucht, soll den Absatz finden, in dem „Der Servicevertrag verlängert sich um zwölf Monate" steht. Das ist der eigentliche Unterschied zur Volltextsuche, die Sie schon haben.
Antworten mit Beleg
Die Frage wird in normaler Sprache gestellt. Das Modell bekommt die passenden Stellen aus Ihrem Vorrat vorgelegt und formuliert daraus eine Antwort — mit Verweis darauf, aus welchem Dokument sie stammt. Der Verweis ist kein Beiwerk, sondern der Kern: ohne ihn ist die Antwort nicht überprüfbar.
Was das kann — und was nicht.
Ein Firmengedächtnis ist nützlich, aber kein Orakel. Wer die Grenzen kennt, hat mehr davon als wer sie erst im Betrieb entdeckt.
Wofür es taugt
- „Was haben wir diesem Kunden 2022 angeboten und zu welchen Konditionen?"
- „Welche unserer Verträge laufen zum Jahresende aus?"
- „Was wurde bei der letzten Begehung beanstandet?"
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die sonst ständig nachfragen müssten
- Angebote und Schreiben auf Basis dessen, was Sie früher schon geschrieben haben
Wo es an Grenzen stößt
- Was nirgends steht, kann es nicht wissen — Wissen aus Köpfen muss erst aufgeschrieben werden
- Bei widersprüchlichen Ständen antwortet es widersprüchlich. Die Ordnung davor ist nicht optional
- Es kann sich irren und dabei überzeugend klingen. Deshalb der Belegverweis, und deshalb bleibt bei wichtigen Dingen der Blick ins Original
- Es ersetzt keine Buchhaltung und kein ERP — es liest, es führt nicht
- Rechtlich Verbindliches gehört geprüft, nicht generiert
Zur Vertraulichkeit: Ein Firmengedächtnis enthält im Zweifel alles, was Ihre Firma weiß — Kalkulationen, Personalunterlagen, Kundendaten. Deshalb gehört vor die erste Zeile die Frage, wo dieser Vorrat liegt und wer ihn abfragen darf. Beides ist regelbar: getrennte Bereiche für verschiedene Abteilungen, ausgenommene Ordner, und ein Betrieb auf europäischen Servern oder auf Ihrer eigenen Hardware.
Wie das technisch aussieht, steht auf der Seite KI im eigenen Haus.
Was danach möglich wird: Ein geordneter Wissensvorrat ist nicht nur zum Nachschlagen da. Er ist auch die Grundlage dafür, dass ein Programm mehrschrittige Aufgaben übernimmt — nachsehen, zusammenstellen, eintragen, zurückmelden. Solche Agenten sind ohne verlässliche eigene Datenbasis wenig wert; mit ihr werden sie zum nächsten Schritt.
Der Weg dorthin, in drei Stufen und mit den ehrlichen Grenzen, steht auf der Seite Automatisierung.
Wäre das bei Ihnen sinnvoll?
Das hängt vor allem davon ab, wie Ihre Unterlagen heute liegen. Im kostenlosen Vorgespräch schauen wir, ob der Aufwand in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen steht.